Eine Moderation hängt ganz entscheidend von der richtigen Vorbereitung ab. Natürlich ist es nicht immer möglich, sich ausführlich vorzubereiten. Mit der Erfahrung bekommt man aber eine gewisse Vorbereitungserfahrung, die zu einer Zeiteinsparung führt.

Ganz entscheidend ist, bevor sie überhaupt anfangen, sich die Frage zu überlegen, ob sie der geeignete Moderator sind.

 Sind sie neutral genug?

 Haben sie genug Erfahrung für diesen Workshop?

 Werden sie die Teilnehmer akzeptieren?

 Haben sie genug Abstand vom Thema?

 Wäre ein anderer Moderator besser?

Ganz wichtig ist in diesem Zusammenhang ein intensives und offenes Gespräch mit dem Auftraggeber. Damit fängt die Vorbereitung auch an.

1. Durchsprache mit dem Auftraggeber

Setzten sie sich mit dem Auftraggeber zusammen und fragen sie ihn, was seine Vorstellungen vom Workshop sind, warum will er den Workshop machen, wo sind Probleme zu erwarten, was sollen die Ziele sein aus dem Workshop, wie sieht er seine Rolle, wer sollen die Teilnehmer sein? Überlegen sie sich die Fragen vor dem Gespräch und machen sie sich eine Frageliste, die sie ohne Probleme mitnehmen können. Das zeigt nur ihre Professionalität.

2. Ablauf des Workshops festlegen

Der Moderator plant den Workshop in einzelnen Schritten durch. Sie legen zum einen die Zeit fest, den sie für einen Schritt brauchen. Überlegen sich in der nächste Spalte, was sie in diesem Schritt erreichen wollen und legen auch die Methode fest, die sie benutzen möchten wie z.B. Einpunktabfrage. Wichtig sind evtl. Hilfsmittel zu notieren. Z.B. benötigen sie ein Flipchart oder haben schon ein Willkommensplakat vorbereitet.

Wichtig ist auch hier gleich Pausen mit vorzumerken. Wenn sie zu zweit moderieren, sollten sie hier schon genau festschreiben, wer was macht. Z.B. moderiert in einem Schritt der Eine und der Andere schreibt. In einem anderen Schritt können sie es umgekehrt machen. Sie sollten sich bei schwierigen Moderationen auch Alternativen überlegen, wenn es nicht so läuft wie gedacht. Haben sie auch Mut den Plan zu verlassen.

3. Organisieren sie vorher

Wenn sie wissen, wie der Ablauf ist, wissen sie auch schon was sie an Räumen benötigen.
Zeit und Raum
Wie viele Räume brauchen sie, wie groß müssen diese sein?
Welche Hilfsmittel wie Flipchart, Beamer, etc brauchen sie?
Wie wollen sie die Stühle stehen haben?
Wie ist die Verpflegung? Kleiner Imbiß, oder langes Mittagessen? Wie passt das in den Workshop?
Wo wollen sie sich treffen?
Wann wollen sie sich treffen? Gibt es schon einen Termin?

Medien
Brauchen sie Pinnwände? Wieviele? Papier?
Haben sie Moderationsmaterial?
Was ist mir Projektoren? Overhead? Beamer,
Können sie den Raum verdunkeln?
Haben sie genug Stromanschlüsse? Verlängerungskabel?
Denken sie an die kleinen Dinge wie genügend Nadeln für die Pinwände, Flipchart – Papier, gut funktionierende Stifte,…

Einladung

Laden sie die Teilnehmer frühzeitig ein. Wichtig sind hier natürlich der Ort, wann fängt es an und wann hört es auf. Evtl. benötigen die Teilnehmer auch eine Anfahrtskizze oder –Beschreibung. Schreiben sie in die Einladung alle Teilnehmer rein, die Moderatoren und auch den Einladenden. Wichtig ist auch das Thema und die Zielsetzung des Workshops, damit sich jeder auf das Thema etwas vorbereiten kann. Wenn ihnen wichtig ist, das alle Teilnehmer zum Workshop kommen, sollten sie den Termin vorher mit allen Teilnehmern abstimmen.

4. Thematische Vorbereitung

Der Moderator sollte kein Experte vom behandelten Thema sein, er wollte aber das Thema etwas können. Das erleichtert ihm, später im Workshop auch Fragen zum Thema stellen zu können.

5. Ziel

Beschreiben sie ganz genau das Ziel des Workshops und auch für die einzelnen Schritte des Workshops im Ablaufplan.

6. Teilnehmer

Überlegen sie sich vor dem Workshop, welche Teilnehmer im Workshop sind. Sie können den Auftraggeber in ihrem Gespräch dazu detailliert nachfragen. Sie können auch schon Teilnehmer vorher ansprechen, wenn sie kein Bild haben.

Wichtig im Workshop ist die Gruppe. Deshalb sollte der Moderator wissen, wie sie zusammengesetzt ist. Welche Interessen hat der einzelne Teilnehmer, welche Einstellung zum Thema? Was hält er von mir als Moderator? Welche Probleme / Schwierigkeiten könnten auftauchen? Kennen die Teilnehmer die Workshop-Methode? Welche Informationen haben die Teilnehmer vom Thema und vom Workshop?

Abhängig vom Stand der Teilnehmer, können sie sich Methoden vorstellen bzw einplanen.

Z.B. Spielregeln für den Ablauf im Workshop, vielleicht eine lange Einstiegsphase.

7. Persönlich

Der Moderator muß in einem Workshop fit sein. Es ist also nicht ratsam, den Abend die Nacht durchzufeiern. Während der Moderation sollte der Moderator für sich Luft eingeplant haben, damit er den Ablauf immer wieder beobachten kann und evtl. eingreifen kann. Auf keinen Fall die gesamte Zeit ausplanen für den Moderator. Z.B. nicht in allen Pausen mit den Teilnehmern sprechen. Der Moderator beobachtet den Prozeß und muß evtl. nachregulieren und eingreifen.

Wenn der Moderator den Ort des Veranstaltung schon kennt, kann es nur hilfreich sein. Er füllt sich eher zu Hause. Das strahlt dann auch positiv auf die Gruppe aus.